プライベートイベントを外部委託すべきか、それとも自社で処理すべきか？典型的な50名のパーティーで数字を計算してみましょう。その計算結果は驚くかもしれません（私たちも驚きました）。
900ドルの疑問：プライベートイベントは外部委託すべきか、社内で対応すべきか？
要約： ほとんどの会場オーナーは、実際の数字を計算せずにプライベートイベントを外部委託しています。典型的な50人の誕生日パーティーを1回計算してみると、外部委託（利益0ドル）と自分で対応（利益650-800ドル）の差は明らかになります。以下が計算機です。サラさんからお母さんの60歳の誕生日パーティーについて電話がありました。50名のゲスト。きちんとした着席スタイルの食事を希望。3コース料理。
あなたには2つの選択肢があります：
選択肢A： 「ケータリング業者をご紹介しましょう。」 選択肢B： 「もちろん対応可能です。メニューをお送りします。」ほとんどの会場オーナーは、選択肢Bを計算することなく選択肢Aを選びます。
これを修正しましょう。
典型的なプライベートイベントの実際の数字
1つのプライベートイベントの正確な経済性をお見せします。50人の誕生日パーティーを例に使います。これはおそらくあなたが受ける最も一般的な予約だからです。
電卓を用意してください。一緒に計算しましょう。
イベント：バーバラさんの60歳誕生日パーティー
ゲスト数： 50名 形式： 3コース着席ディナー あなたの見積もり： 1人あたり25ドル = 総収入1,250ドルでは、これが実際にあなたにかかるコストを見てみましょう。
あなたの実際のコスト（自分で対応する場合）
食材費：- 前菜（スープまたはサラダ）：1人あたり2.50ドル
- メイン（チキン、魚、またはベジタリアン）：1人あたり8ドル
- デザート（ケーキまたはプディング）：1人あたり2ドル
- 1人あたり総食材費：12.50ドル
- 総食材費：625ドル（50 × 12.50ドル）
食材費率：50%（高めですが、これは日常メニューより良い食材を使う特別なイベントです）
人件費：あなたはすでにキッチンとホールスタッフに給料を払っています。土曜日の夜のシフトは、バーバラさんが予約しようがしまいが発生します。
追加人件費：0-100ドル（寛大に見積もって3時間のサーバー1名追加）
控えめに50ドルとしましょう。
その他の費用：テーブルクロス、ナプキン、花：75ドル
提供するための総コスト：750ドル自分で対応する場合の利益
1,250ドルの収入 - 750ドルのコスト = 500ドルの利益
これは1つのイベント。1つの土曜日の夜での話です。
では、もう一つの選択肢を見てみましょう。
外部委託する場合の結果
バーバラさんにケータリング業者の連絡先を教えます。ケータリング業者は同じ食事に対して1,200-1,500ドルの見積もりを出します（彼らも利益を出す必要があるので、あなたより高く請求します）。
バーバラさんはケータリング業者と契約します。あなたの宴会場は使用されます。おそらく会場使用料として200ドルを請求するでしょう。
あなたの収入：200ドル あなたのコスト：50ドル（基本的な会場設営） あなたの利益：150ドルつまり外部委託では150ドル、自分で対応すると500ドルの利益となります。
あなたは350ドルを取り逃がしたのです。そしてこれは1つのイベントの話です。
年間を通じてスケールアップ
宴会場を持つパブやレストランのほとんどは、年間20-40件のプライベートイベントの問い合わせを受けます。誕生日パーティー、企業ランチ、小規模な結婚式、記念日ディナー、通夜など。
すべてを外部委託している場合の計算をしてみましょう：
控えめなシナリオ（年間20イベント）：- 外部委託利益：20 × 150ドル = 3,000ドル
- 社内対応利益：20 × 500ドル = 10,000ドル
- 取り逃がした金額：7,000ドル
- 外部委託利益：30 × 150ドル = 4,500ドル
- 社内対応利益：30 × 500ドル = 15,000ドル
- 取り逃がした金額：10,500ドル
- 外部委託利益：40 × 150ドル = 6,000ドル
- 社内対応利益：40 × 500ドル = 20,000ドル
- 取り逃がした金額：14,000ドル
これは理論上の金額ではありません。外部委託の方が理にかなっていると思い込んでいるために、実際の利益があなたのドアから出て行っているのです。
「でも、カスタムメニューの作成は高コストです」
その通りです。通常、ここで計算が逆転します。
従来の計算は以下のようなものでした：
イベント毎のメニュー作成コスト：- デザイン時間：2時間 × 時給30ドル = 60ドル
- 印刷：プロ仕様のコピーで80-100ドル
- 合計：イベント毎に140-160ドル
すると突然、500ドルの利益が340-360ドルの利益になります。まだ外部委託の150ドルより良いものの、差が縮まって外部委託が楽に見え始めます。
さらに手間の要因があります。デザイン、印刷、修正、変更があれば再印刷。Canvaでいじり回して3時間目には「なぜケータリング業者に電話しないのか？」と考えています。
これがまさに会場が外部委託する理由です。
メニュー作成がイベント毎に140ドルかかるなら、経済性は外部委託に有利になるでしょう。
しかし、それは古い計算でした。
新しい経済性（デジタルメニュー）
デジタルイベントメニュープラットフォームがこの計算を覆しました。
新しいイベント毎のメニュー作成コスト：- 作成時間：10分
- 印刷コスト：0ドル
- プラットフォーム購読料：月額12.50ドル = イベント毎0.42ドル（年間30イベントに基づく）
- 合計：イベント毎約0.42ドル
500ドルの利益は500ドルの利益のまま残ります（細かく言えば42セント引いて）。
今、外部委託（150ドル）と社内対応（500ドル）の差は再びイベント毎に350ドルになりました。
年間30イベントで、これはケータリング業者に渡す代わりに保持する10,500ドルです。
損益分岐点分析
デジタルメニューがペイするまでに何回のイベントが必要か計算してみましょう。
デジタルメニュープラットフォームコスト： 月額12.50ドル = 年間150ドル イベント毎の利益差： 350ドル（社内対応 vs 外部委託） 損益分岐点： 150ドル ÷ 350ドル = 0.43イベント半分のイベント後に損益分岐点に達します。
1月に1つのプライベートイベントを行えば、1月15日までにプラットフォームのコストは回収されます。その年の残りのすべてのイベントは純粋な追加利益です。
ほとんどの会場が見落としている隠れたコスト
ほとんどの会場オーナーが計算しないもう一つの数字があります：空きスペースの機会費用です。
あなたの宴会場は、ほとんどの週の火曜日から木曜日まで空いています。そのスペースが使用されようがされまいが、家賃や住宅ローンを支払っています。
あなたの宴会場が800平方フィートだとしましょう
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