Die 900€-Frage: Sollten Sie private Veranstaltungen auslagern oder intern abwickeln?

November 21, 2025General

Sollten Sie private Veranstaltungen auslagern oder selbst abwickeln? Rechnen Sie eine typische 50-Personen-Party durch. Die Mathematik könnte Sie überraschen (uns hat sie überrascht).

Sollten Sie private Veranstaltungen auslagern oder selbst übernehmen? Rechnen Sie die Zahlen für eine typische 50-Personen-Feier durch. Die Mathematik könnte Sie überraschen (uns hat sie überrascht).

Die 900-Euro-Frage: Sollten Sie private Veranstaltungen auslagern oder intern abwickeln?

TLDR: Die meisten Veranstaltungsort-Betreiber lagern private Veranstaltungen aus, ohne die tatsächlichen Zahlen zu berechnen. Wenn Sie die Mathematik für EINE typische 50-Personen-Geburtstagsfeier durchrechnen, wird der Unterschied zwischen Auslagerung (0 Euro Gewinn) und Eigenabwicklung (650-800 Euro Gewinn) schmerzhaft offensichtlich. Hier ist der Rechner.

Sarah ruft wegen des 60. Geburtstags ihrer Mutter an. Fünfzig Gäste. Möchte ein ordentliches Menü zum Sitzen. Drei Gänge.

Sie haben zwei Optionen:

Option A: "Lassen Sie mich Ihnen einige Caterer-Empfehlungen geben." Option B: "Das können wir auf jeden Fall übernehmen. Lassen Sie mich Ihnen eine Speisekarte schicken."

Die meisten Veranstaltungsort-Betreiber wählen Option A, ohne jemals Option B zu kalkulieren.

Das ändern wir jetzt.

Die echten Zahlen einer typischen privaten Veranstaltung

Ich führe Sie durch die exakte Wirtschaftlichkeitsrechnung EINER privaten Veranstaltung. Wir nehmen eine 50-Personen-Geburtstagsfeier als Beispiel, da es wahrscheinlich die häufigste Buchung ist, die Sie bekommen werden.

Holen Sie Ihren Taschenrechner raus. Wir machen das zusammen.

Die Veranstaltung: Barbaras 60. Geburtstag

Gästezahl: 50 Personen Format: Dreigängiges Menü am Tisch Ihr Angebot: 25 Euro pro Person = 1.250 Euro Gesamtumsatz

Jetzt schlüsseln wir auf, was Sie das tatsächlich kostet.

Ihre tatsächlichen Kosten (wenn Sie es selbst übernehmen)

Lebensmittelkosten:

Vorspeise (Suppe oder Salat): 2,50 Euro pro Person
Hauptgang (Hähnchen, Fisch oder vegetarisch): 8 Euro pro Person
Nachspeise (Kuchen oder Pudding): 2 Euro pro Person
Gesamte Lebensmittelkosten pro Person: 12,50 Euro
Gesamte Lebensmittelkosten: 625 Euro (50 × 12,50 Euro)

Lebensmittelkostenanteil: 50% (hoch, aber das ist eine besondere Veranstaltung mit besseren Zutaten als Ihre tägliche Speisekarte)

Arbeitskosten:

Sie bezahlen Ihr Küchen- und Service-Personal bereits. Die Samstagabendschicht findet statt, egal ob Barbara bucht oder nicht.

Zusätzliche Arbeitskosten: 0-100 Euro (vielleicht eine zusätzliche Servicekraft für 3 Stunden, wenn wir großzügig sind)

Sagen wir konservativ 50 Euro.

Sonstige Kosten:

Tischdecken, Servietten, vielleicht ein paar Blumen: 75 Euro

Gesamtkosten für die Durchführung: 750 Euro

Ihr Gewinn bei Eigenabwicklung

1.250 Euro Umsatz - 750 Euro Kosten = 500 Euro Gewinn

Das ist für EINE Veranstaltung. An EINEM Samstagabend.

Jetzt schauen wir uns die andere Option an.

Was passiert, wenn Sie auslagern

Sie geben Barbara die Telefonnummer des Caterers. Der Caterer bietet ihr 1.200-1.500 Euro für dasselbe Menü an (sie müssen auch Gewinn machen, also verlangen sie mehr als Sie).

Barbara bucht den Caterer. Ihr Veranstaltungsraum wird genutzt. Vielleicht verlangen Sie 200 Euro Raummiete.

Ihr Umsatz: 200 Euro Ihre Kosten: 50 Euro (grundlegende Raumeinrichtung) Ihr Gewinn: 150 Euro

Also bringt Ihnen die Auslagerung 150 Euro. Die Eigenabwicklung bringt Ihnen 500 Euro.

Sie haben gerade 350 Euro liegen lassen.

Und das ist EINE Veranstaltung.

Hochrechnung auf ein Jahr

Die meisten Pubs und Restaurants mit Veranstaltungsräumen bekommen 20-40 Anfragen für private Veranstaltungen pro Jahr. Geburtstagsfeiern, Firmenessen, kleine Hochzeiten, Jubiläumsessen, Trauerfeiern.

Wenn Sie alle auslagern, rechnen wir das mal durch:

Konservatives Szenario (20 Veranstaltungen/Jahr):

Gewinn bei Auslagerung: 20 × 150 Euro = 3.000 Euro
Gewinn bei Eigenabwicklung: 20 × 500 Euro = 10.000 Euro
Entgangener Gewinn: 7.000 Euro

Realistisches Szenario (30 Veranstaltungen/Jahr):

Gewinn bei Auslagerung: 30 × 150 Euro = 4.500 Euro
Gewinn bei Eigenabwicklung: 30 × 500 Euro = 15.000 Euro
Entgangener Gewinn: 10.500 Euro

Optimistisches Szenario (40 Veranstaltungen/Jahr):

Gewinn bei Auslagerung: 40 × 150 Euro = 6.000 Euro
Gewinn bei Eigenabwicklung: 40 × 500 Euro = 20.000 Euro
Entgangener Gewinn: 14.000 Euro

Das ist kein theoretisches Geld. Das ist echter Gewinn, der aus Ihrer Tür geht, weil Sie angenommen haben, dass Auslagerung mehr Sinn macht.

"Aber warten Sie, individuelle Speisekarten zu erstellen ist teuer"

Richtig. Hier dreht sich normalerweise die Rechnung um.

Die traditionelle Kalkulation sah so aus:

Kosten für Speisekartenerstellung pro Veranstaltung:

Designzeit: 2 Stunden × 30 Euro/Stunde = 60 Euro
Druck: 80-100 Euro für professionelle Kopien
Gesamt: 140-160 Euro pro Veranstaltung

Plötzlich wird aus Ihrem 500-Euro-Gewinn ein Gewinn von 340-360 Euro. Immer noch besser als die 150 Euro bei Auslagerung, aber die Lücke verengt sich so weit, dass Auslagerung einfacher aussieht.

Plus der Aufwand-Faktor. Design, Druck, Überarbeitungen, Neudruck wenn sich etwas ändert. Nach der dritten Stunde des Herumprobierens in Canva denken Sie "warum rufe ich nicht einfach den Caterer an?"

Genau deshalb lagern Veranstaltungsorte aus.

Die Wirtschaftlichkeit WÜRDE die Auslagerung begünstigen, wenn Speisekartenerstellung 140 Euro pro Veranstaltung kosten würde.

Aber das war die alte Rechnung.

Die neue Wirtschaftlichkeit (Digitale Speisekarten)

Digitale Veranstaltungs-Speisekarten-Plattformen haben diese Kalkulation umgekehrt.

Neue Kosten für Speisekartenerstellung pro Veranstaltung:

Zeit zum Erstellen: 10 Minuten
Druckkosten: 0 Euro
Plattform-Abonnement: 12,50 Euro/Monat = 0,42 Euro pro Veranstaltung (basierend auf 30 Veranstaltungen/Jahr)
Gesamt: ~0,42 Euro pro Veranstaltung

Ihr 500-Euro-Gewinn bleibt 500-Euro-Gewinn (minus 42 Cent, wenn wir pedantisch sind).

Jetzt ist die Lücke zwischen Auslagerung (150 Euro) und Eigenabwicklung (500 Euro) wieder bei 350 Euro pro Veranstaltung.

Über 30 Veranstaltungen pro Jahr sind das 10.500 Euro, die Sie behalten statt an Caterer zu geben.

Break-Even-Analyse

Lassen Sie uns herausfinden, wie viele Veranstaltungen Sie brauchen, bevor sich digitale Speisekarten amortisieren.

Kosten für digitale Speisekarten-Plattform: 12,50 Euro/Monat = 150 Euro/Jahr Gewinnunterschied pro Veranstaltung: 350 Euro (Eigenabwicklung vs. Auslagerung) Break-Even-Punkt: 150 Euro ÷ 350 Euro = 0,43 Veranstaltungen

Sie erreichen die Gewinnschwelle nach EINER HALBEN Veranstaltung.

Wenn Sie eine private Veranstaltung im Januar machen, hat sich die Plattform bis zum 15. Januar amortisiert. Jede Veranstaltung danach für das ganze Jahr ist purer zusätzlicher Gewinn.

Die versteckten Kosten, die die meisten Veranstaltungsorte übersehen

Es gibt eine andere Zahl, die die meisten Veranstaltungsort-Betreiber nicht kalkulieren: Opportunitätskosten von leerem Raum.

Ihr Veranstaltungsraum steht die meisten Wochen von Dienstag bis Donnerstag leer. Sie zahlen Miete/Hypothek für diesen Raum, egal ob er genutzt wird oder nicht.

Sagen wir, Ihr Veranstaltungsraum ist 800 q

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